Guía 10: Elaboración de Contratos de Mantenimiento

El Instituto Renovetec de Ingeniería del Mantenimiento (IRIM) ha editado esta nueva obra compuesta por 13 capítulos en los que se analiza en detalle los tiempos de contratos, los tipos de empresas cliente y los tipos de contratistas, además de detallar cada una de las cláusulas contractuales y sus consecuencias. El libro incluye dos anexos, que son ejemplos completos y reales de dos tipos de contrato. 

La Guía Técnica N.º 10 de IRIM, Instituto Renovetec de Ingeniería del Mantenimiento, se ha dedicado en exclusiva a los contratos de mantenimiento. Hay que tener en cuenta que en todas las industrias e instalaciones una parte del mantenimiento (o todo él) se contrata con empresas externas, y el documento que regula las relaciones entre cliente y propietario de la instalación es precisamente el contrato de mantenimiento.

Esta obra está pensada para seguir de guía a aquellos responsables de instalaciones que contratan el mantenimiento y que necesitan basarse en la experiencia de otros a la hora de regular la relación con estas empresas. También está pensada para que las empresas que ofrecen servicios de mantenimiento puedan ofertar éstos con las debidas garantías y protección de sus intereses.

Dicho libro está compuesto por 13 capítulos en los que se analiza en detalle los tiempos de contratos, los tipos de empresas cliente y los tipos de contratistas, pero especialmente se analizan cada una de las cláusulas contractuales y sus consecuencias. Incluye además dos anexos, que son ejemplos completos y reales de dos tipos de contrato.

IRIM espera, como con el resto de guías publicadas, que la obra sea del interés de todos los actores del mantenimiento de instalaciones y de la sociedad en general.

INDICE DETALLADO:

1. LOS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

• 1.1 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS DEPARTAMENTOS DE MANTENIMIENTO
• 1.2 POR QUÉ LAS EMPRESAS CONTRATAN EL MANTENIMIENTO
  
  • 1.2.1 Disminución de costes
  • 1.2.2 Conversión de costes fijos en variables
  • 1.2.3 Falta de conocimientos y/o medios técnicos
  • 1.2.4 Flexibilidad en la gestión de los recursos humanos
  • 1.2.5 La consecución de resultados o su mejora
  • 1.2.6 La externalización de todo lo que sea ajeno a la producción
• 1.3 LA EVOLUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL MANTENIMIENTO
• 1.4 VENTAJAS DE LA EXTERNALIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO
  
  • 1.4.1 Ventajas relacionadas con los recursos humanos
  • 1.4.2 Ventajas relacionadas con herramientas y medios técnicos
  • 1.4.3 Ventajas relacionadas con los conocimientos y los métodos de trabajo
  • 1.4.4 Ventajas relacionadas con los materiales y repuestos
  • 1.4.5 Ventajas relacionadas con los resultados técnicos
  • 1.4.6 Ventajas relacionadas con los resultados económicos
  • 1.4.7 Ventajas relacionadas con las mejoras organizativas y de gestión
• 1.5 INCONVENIENTES Y RIESGOS DE LA EXTERNALIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO
  
  • 1.5.1 Encarecimiento y pérdida de competitividad
  • 1.5.2 La subcontratación
  • 1.5.3 La pérdida del control de los resultados técnicos
  • 1.5.4 La pérdida del conocimiento (pérdida del know-how)

2. TIPOS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

• 2.1 SERIVICIOS DE MANTENIMIENTO
• 2.2 INSPECCIONES Y REVISIONES DE EQUIPOS
• 2.3 LIMPIEZAS TÉCNICAS
  
  • 2.3.1 Justificación de la necesidad de las limpiezas técnicas
  • 2.3.2 Tipos de limpiezas técnicas
  • 2.3.3 Equipos que requieren de limpiezas técnicas periódicas
  • 2.3.4 La contratación de limpiezas técnicas
• 2.4 GRANDES PARADAS
  
  • 2.4.1 ¿Qué es una parada?
  • 2.4.2 Razones habituales para la realización de una parada
  • 2.4.3 Ventajas e inconvenientes de la realización de paradas
  • 2.4.4 Ejemplos típicos de paradas programadas
  • 2.4.5 La contratación de paradas
• 2.5 MANTENIMIENTO LEGAL
  
  • 2.5.1 La importancia del mantenimiento legal
  • 2.5.2 Equipos sometidos a requerimientos legales de mantenimiento
  • 2.5.3 La contratación del mantenimiento legal
  • 2.5.4 Responsabilidades en que incurre la empresa propietaria de la instalación
• 2.6 TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO OFF LINE (MTO. PREDICTIVO)
• 2.7 TRABAJOS QUE REQUIEREN HERRAMIENTAS ESPECIALES
  
  • 2.7.1 Alineación láser
  • 2.7.2 Equilibrado de equipos rotativos
  • 2.7.3 Calibración de instrumentación
• 2.8 REPARACIÓN
  
  • 2.8.1 ¿Qué es el mantenimiento correctivo?
  • 2.8.2 Tipos: programado y no programado
  • 2.8.3 El mantenimiento correctivo como base del mantenimiento
  • 2.8.4 La contratación del mantenimiento correctivo
• 2.9 PRESTAMISMO PERSONAL
  
  • 2.9.1 La ilegalidad de la cesión laboral
  • 2.9.2 Puntas de trabajo
  • 2.9.3 Personal de apoyo habitual
• 2.10 MODIFICACIONES Y MONTAJE
  
  • 2.10.1 Las instalaciones cambian con el tiempo
  • 2.10.2 La contratación de modificaciones y montajes
• 2.11 SERVICIOS DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
  
  • 2.11.1 Elaboración de planes de mantenimiento
  • 2.11.2 Evaluaciones técnicas del estado de una instalación
  • 2.11.3 Auditorías de gestión de mantenimiento
  • 2.11.4 Implantación de RCM
  • 2.11.5 Implantación de TPM
  • 2.11.6 Investigación de averías y eventos no deseados
  • 2.11.7 Implantación de software de gestión de mantenimiento

3. TIPOS DE CLIENTES Y ESTRATEGIAS DE MANTENIMIENTO

• 3.1 TIPOS DE EMPRESAS CLIENTES
  
  • 3.1.1 Grandes empresas que buscando externalizar servicios fuera del core-business
  • 3.1.2 Empresas que se expanden en ámbitos ajenos a su negocio habitual
  • 3.1.3 Empresas sin conocimientos ni recursos técnicos en una tecnología determinada
  • 3.1.4 Pequeñas empresas sin estructura de mantenimiento
• 3.2 ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
  
  • 3.2.1 Estrategia de alta disponibilidad
  • 3.2.2 Estrategia sistemática
  • 3.2.3 Estrategia condicional
  • 3.2.4 Estrategia correctiva
• 3.3 ESTRATEGIAS DE CONTRATACIÓN
  
  • 3.3.1 Departamento de mantenimiento propio
  • 3.3.2 Mantenimiento mixto
  • 3.3.3 Externalización completa

4. TIPOS DE EMPRESAS DE MANTENIMIENTO

• 4.1 SERVICIO TÉCNICO DE UN FABRICANTE O SUMINISTRADOR
• 4.2 EMPRESAS FILIALES DE UNA INGENIERÍA O CONSTRUCTOR
• 4.3 EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN UNA MÁQUINA O INSTALACIÓN
• 4.4 GRANDES EMPRESAS GENERALISTAS
• 4.5 PEQUEÑAS EMPRESAS DE ÁMBITO LOCAL
• 4.6 EMPRESAS MEDIANAS DE ÁMBITO REGIONAL
• 4.7 EMPRESAS DE MONTAJES

5. TIPOS DE CONTRATOS

• 5.1 CONRATOS DE SERVICIO DE TIEMPO Y MATERIALES TRABAJOS PUNTUALES
• 5.2 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO A PRECIO CERRADO
• 5.3 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO A PRECIO VARIABLE POR RESULTADOS
• 5.4 CONTRATOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
• 5.5 PELIGROS DE LOS CONTRATOS WIN-WIN
  
  • 5.5.1 El mal estado de la instalación
  • 5.5.2 El infra dimensionamiento de la plantilla
  • 5.5.3 La elevación repentina de costes
  • 5.5.4 El cálculo incorrecto de los ingresos
  • 5.5.5 Oscilación de los resultados de explotación y el desajuste de tesorería
  • 5.5.6 Precauciones del contratista en contratos win-win

6. ESTRUCTURAS DE CONTRATO Y RESUMEN PRINCIPALES CLAÚSULAS

• 6.1 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL CONTRATO DE MTO.
  
  • 6.1.1 El mejor momento para firmar el contrato de mantenimiento
  • 6.1.2 Quien prepara el texto del contrato juega con ventaja
  • 6.1.3 La claridad del contrato
  • 6.1.4 La longitud de un contrato de mantenimiento
  • 6.1.5 Conocimiento del contrato que deben tener los responsables directos de la ejecución
  • 6.1.6 Recurrir continuamente a la lectura e interpretación del contrato
  • 6.1.7 La revisión del borrador del contrato
• 6.2 LA ESTRATEGIA HABITUAL DE CONTRATO
• 6.3 RESUMEN DE LAS PRINCIPALES CLAÚSULAS

7. DEFINICIONES DE TÉRMINOS

8. ALCANCE, INCLUSIONES Y EXCLUSIONES

• 8.1 EL ALCANCE DEL CONTRATO
• 8.2 EXCLUSIONES
• 8.3 LAS INSPECCIONES REGLAMENTARIAS
• 8.4 LAS OBLIGACIONES DEL CLIENTE
• 8.5 LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
• 8.6 DETALLE DEL PERSONAL QUE INCLUIRÁ EL CONTRATO Y SU ORGANIGRAMA
• 8.7 DETALLE DE LOS M.TÉCNICOS QUE EL CLIENTE O CONTRATISTA DEBEN APORTAR
• 8.8 LA LIMITACIÓN DE LA SUBCONTRATACIÓN
• 8.9 DETALLE DEL MANTENIMIENTO PROGRAMADO INCLUIDO EN EL CONTRATO
• 8.10 REPUESTOS
• 8.11 CONSUMIBLES
• 8.12 EL STOCK DE REPUESTO
• 8.13 POSIBILIDAD DE USO DE PIEZAS REACONDICIONADAS
• 8.14 POSIBILIDAD DE USO DE PIEZAS EQUIVALENTES A LAS ORIGINALES
• 8.15 TIEMPO DE ESPERA EN CASO DE AVERIA
• 8.16 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE LA INSTALACIÓN
• 8.17 DOCUMENTACIÓN E INFORMES QUE GENERARÁ EL CONTRATO
• 8.18 SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
• 8.19 EL MTO. CORRECTIVO: LÍMITE DE RESPONSABILIDAD EN CASO DE AVERÍA

9. PRECIO Y CONDICIONES ECONÓMICAS

• 9.1 EL PRECIO
• 9.2 LA REVISIÓN DEL PRECIO
• 9.3 FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
• 9.4 PENALIZACIONES E INTERESES EN DEMORA POR RETRASOS EN LOS PAGOS
• 9.5 POSIBILIDAD DE COMPENSACIÓN DE CRÉDITOS
• 9.6 AVALES Y GARANTÍAS FINANCIERAS
• 9.7 PENALIZACIONES Y BONIFICACIONES EN EL PRECIO DE CONTRATO

10. CLAÚSULAS LEGALES

• 10.1 IDIOMA DEL CONTRATO Y DE LOS CONTRATOS GENERADOS
• 10.2 DESIGNACIÓN DE INTERLOCUTORES
• 10.3 ENTRADA EN VIGOR
• 10.4 LA DURACIÓN DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO
• 10.5 EL PRECIO DE LA IMPLANTACIÓN
• 10.6 EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO
• 10.7 LA SUPERVSIÓN DEL CONTRATISTA
• 10.8 CLAÚSULAS DE CONFIDENCIALIDAD
• 10.9 LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO: CAUSAS Y FORMAS DE LLEVARLA A CABO
• 10.10 SUSPENSIÓN DE UN CONTRATO
• 10.11 LA GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS
• 10.12 LA GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
• 10.13 LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
• 10.14 ELEVACIÓN A ESCRITURAR PÚBLICA
• 10.15 FIRMAS

11.ANEXOS Y ADENDAS

• 11.1 ANEXOS HABITUALES EN CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
• 11.2 ADENDAS A LOS CONTRATOS

12.CAUSAS HABITUALES DE CONFLICTOS

• 12.1 LA HOSTILIDAD DEL PERSONAL DE LA EMPRESA CLIENTE
• 12.2 LA ELECCIÓN INADECUADA DE LA EMPRESA CONTRATISTA
• 12.3 CONTRATOS QUE GENERAN PÉRDIDAS AL CONTRATISTA
• 12.4 UN PERIODO DE TRANSICIÓN POCO ESTUDIADO O MAL DISEÑADO
• 12.5 EL MAL ESTADO DE LA INSTALACIÓN AL INICIARSE EL CONTRATO DE MTO.
• 12.6 EL CONTRATO INADECUADO
• 12.7 LOS INCUMPLIMIENTOS POR PARTE DEL CONTRATISTA
• 12.8 LOS INCUMPLIMIENTOS DE LA EMPRESA CLIENTE

13.ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, OFERTAS Y PRESUPUESTOS

• 13.1 EL PLIEGO DE CONDICIONES
  
  • 13.1.1 La utilidad del pliego de condiciones
  • 13.1.2 Estructura del pliego de condiciones
  • 13.1.3 Quién elabora el pliego de condiciones
  • 13.1.4 Los problemas de un mal pliego de condiciones
• 13.2 ELABORACIÓN DE LA OFERTA
  
  • 13.2.1 El análisis previo de la instalación
  • 13.2.2 Cálculo de costes y del precio de la oferta
  • 13.2.3 Resumen de partidas que forman parte de un presupuesto
  • 13.2.4 Ejemplo de presupuesto para la elaboración de una oferta
  • 13.2.5 Estructura habitual de una oferta
  • 13.2.6 Oferta técnica y económica
• 13.3 EL PROCESO DE COMPARACIÓN DE OFERTAS
  
  • 13.3.1 El marqués de Vauban
  • 13.3.2 La evaluación de la empresa contratista
  • 13.3.3 La evaluación técnica de la oferta
  • 13.3.4 La evaluación económica
• 13.4 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO, PREPARACIÓN Y FIRMA DEL DOCUMENTO CONTRACTUAL

14.ANEXO 1: EJEMPLO DE CONTRATO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL

15.ANEXO 2: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO VARIABLE POR PRODUCCIÓN