Guía 10: Elaboración de Contratos de Mantenimiento

Para quién es

Para responsables de instalaciones que contratan el mantenimiento y para empresas que ofrecen servicios de mantenimiento.

Qué encontrarás

• Por qué se externaliza el mantenimiento y qué ventajas, inconvenientes y riesgos tiene.
• Los tipos de servicios, clientes, empresas de mantenimiento y contratos, incluidos los de precio cerrado.
• Cómo redactar cada cláusula: alcance, exclusiones, obligaciones, precio, revisión y duración.
• Las causas habituales de conflicto entre cliente y contratista.
• Cómo preparar especificaciones técnicas, ofertas y presupuestos.

Guía técnica IRIM número 10, en 13 capítulos. Incluye dos anexos con ejemplos completos y reales de dos tipos de contrato de mantenimiento.

INDICE DETALLADO:

1. LOS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

• 1.1 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS DEPARTAMENTOS DE MANTENIMIENTO
• 1.2 POR QUÉ LAS EMPRESAS CONTRATAN EL MANTENIMIENTO
  
  • 1.2.1 Disminución de costes
  • 1.2.2 Conversión de costes fijos en variables
  • 1.2.3 Falta de conocimientos y/o medios técnicos
  • 1.2.4 Flexibilidad en la gestión de los recursos humanos
  • 1.2.5 La consecución de resultados o su mejora
  • 1.2.6 La externalización de todo lo que sea ajeno a la producción
• 1.3 LA EVOLUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL MANTENIMIENTO
• 1.4 VENTAJAS DE LA EXTERNALIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO
  
  • 1.4.1 Ventajas relacionadas con los recursos humanos
  • 1.4.2 Ventajas relacionadas con herramientas y medios técnicos
  • 1.4.3 Ventajas relacionadas con los conocimientos y los métodos de trabajo
  • 1.4.4 Ventajas relacionadas con los materiales y repuestos
  • 1.4.5 Ventajas relacionadas con los resultados técnicos
  • 1.4.6 Ventajas relacionadas con los resultados económicos
  • 1.4.7 Ventajas relacionadas con las mejoras organizativas y de gestión
• 1.5 INCONVENIENTES Y RIESGOS DE LA EXTERNALIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO
  
  • 1.5.1 Encarecimiento y pérdida de competitividad
  • 1.5.2 La subcontratación
  • 1.5.3 La pérdida del control de los resultados técnicos
  • 1.5.4 La pérdida del conocimiento (pérdida del know-how)

2. TIPOS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

• 2.1 SERIVICIOS DE MANTENIMIENTO
• 2.2 INSPECCIONES Y REVISIONES DE EQUIPOS
• 2.3 LIMPIEZAS TÉCNICAS
  
  • 2.3.1 Justificación de la necesidad de las limpiezas técnicas
  • 2.3.2 Tipos de limpiezas técnicas
  • 2.3.3 Equipos que requieren de limpiezas técnicas periódicas
  • 2.3.4 La contratación de limpiezas técnicas
• 2.4 GRANDES PARADAS
  
  • 2.4.1 ¿Qué es una parada?
  • 2.4.2 Razones habituales para la realización de una parada
  • 2.4.3 Ventajas e inconvenientes de la realización de paradas
  • 2.4.4 Ejemplos típicos de paradas programadas
  • 2.4.5 La contratación de paradas
• 2.5 MANTENIMIENTO LEGAL
  
  • 2.5.1 La importancia del mantenimiento legal
  • 2.5.2 Equipos sometidos a requerimientos legales de mantenimiento
  • 2.5.3 La contratación del mantenimiento legal
  • 2.5.4 Responsabilidades en que incurre la empresa propietaria de la instalación
• 2.6 TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO OFF LINE (MTO. PREDICTIVO)
• 2.7 TRABAJOS QUE REQUIEREN HERRAMIENTAS ESPECIALES
  
  • 2.7.1 Alineación láser
  • 2.7.2 Equilibrado de equipos rotativos
  • 2.7.3 Calibración de instrumentación
• 2.8 REPARACIÓN
  
  • 2.8.1 ¿Qué es el mantenimiento correctivo?
  • 2.8.2 Tipos: programado y no programado
  • 2.8.3 El mantenimiento correctivo como base del mantenimiento
  • 2.8.4 La contratación del mantenimiento correctivo
• 2.9 PRESTAMISMO PERSONAL
  
  • 2.9.1 La ilegalidad de la cesión laboral
  • 2.9.2 Puntas de trabajo
  • 2.9.3 Personal de apoyo habitual
• 2.10 MODIFICACIONES Y MONTAJE
  
  • 2.10.1 Las instalaciones cambian con el tiempo
  • 2.10.2 La contratación de modificaciones y montajes
• 2.11 SERVICIOS DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
  
  • 2.11.1 Elaboración de planes de mantenimiento
  • 2.11.2 Evaluaciones técnicas del estado de una instalación
  • 2.11.3 Auditorías de gestión de mantenimiento
  • 2.11.4 Implantación de RCM
  • 2.11.5 Implantación de TPM
  • 2.11.6 Investigación de averías y eventos no deseados
  • 2.11.7 Implantación de software de gestión de mantenimiento

3. TIPOS DE CLIENTES Y ESTRATEGIAS DE MANTENIMIENTO

• 3.1 TIPOS DE EMPRESAS CLIENTES
  
  • 3.1.1 Grandes empresas que buscando externalizar servicios fuera del core-business
  • 3.1.2 Empresas que se expanden en ámbitos ajenos a su negocio habitual
  • 3.1.3 Empresas sin conocimientos ni recursos técnicos en una tecnología determinada
  • 3.1.4 Pequeñas empresas sin estructura de mantenimiento
• 3.2 ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
  
  • 3.2.1 Estrategia de alta disponibilidad
  • 3.2.2 Estrategia sistemática
  • 3.2.3 Estrategia condicional
  • 3.2.4 Estrategia correctiva
• 3.3 ESTRATEGIAS DE CONTRATACIÓN
  
  • 3.3.1 Departamento de mantenimiento propio
  • 3.3.2 Mantenimiento mixto
  • 3.3.3 Externalización completa

4. TIPOS DE EMPRESAS DE MANTENIMIENTO

• 4.1 SERVICIO TÉCNICO DE UN FABRICANTE O SUMINISTRADOR
• 4.2 EMPRESAS FILIALES DE UNA INGENIERÍA O CONSTRUCTOR
• 4.3 EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN UNA MÁQUINA O INSTALACIÓN
• 4.4 GRANDES EMPRESAS GENERALISTAS
• 4.5 PEQUEÑAS EMPRESAS DE ÁMBITO LOCAL
• 4.6 EMPRESAS MEDIANAS DE ÁMBITO REGIONAL
• 4.7 EMPRESAS DE MONTAJES

5. TIPOS DE CONTRATOS

• 5.1 CONRATOS DE SERVICIO DE TIEMPO Y MATERIALES TRABAJOS PUNTUALES
• 5.2 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO A PRECIO CERRADO
• 5.3 CONTRATOS DE MANTENIMIENTO A PRECIO VARIABLE POR RESULTADOS
• 5.4 CONTRATOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
• 5.5 PELIGROS DE LOS CONTRATOS WIN-WIN
  
  • 5.5.1 El mal estado de la instalación
  • 5.5.2 El infra dimensionamiento de la plantilla
  • 5.5.3 La elevación repentina de costes
  • 5.5.4 El cálculo incorrecto de los ingresos
  • 5.5.5 Oscilación de los resultados de explotación y el desajuste de tesorería
  • 5.5.6 Precauciones del contratista en contratos win-win

6. ESTRUCTURAS DE CONTRATO Y RESUMEN PRINCIPALES CLAÚSULAS

• 6.1 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL CONTRATO DE MTO.
  
  • 6.1.1 El mejor momento para firmar el contrato de mantenimiento
  • 6.1.2 Quien prepara el texto del contrato juega con ventaja
  • 6.1.3 La claridad del contrato
  • 6.1.4 La longitud de un contrato de mantenimiento
  • 6.1.5 Conocimiento del contrato que deben tener los responsables directos de la ejecución
  • 6.1.6 Recurrir continuamente a la lectura e interpretación del contrato
  • 6.1.7 La revisión del borrador del contrato
• 6.2 LA ESTRATEGIA HABITUAL DE CONTRATO
• 6.3 RESUMEN DE LAS PRINCIPALES CLAÚSULAS

7. DEFINICIONES DE TÉRMINOS

8. ALCANCE, INCLUSIONES Y EXCLUSIONES

• 8.1 EL ALCANCE DEL CONTRATO
• 8.2 EXCLUSIONES
• 8.3 LAS INSPECCIONES REGLAMENTARIAS
• 8.4 LAS OBLIGACIONES DEL CLIENTE
• 8.5 LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
• 8.6 DETALLE DEL PERSONAL QUE INCLUIRÁ EL CONTRATO Y SU ORGANIGRAMA
• 8.7 DETALLE DE LOS M.TÉCNICOS QUE EL CLIENTE O CONTRATISTA DEBEN APORTAR
• 8.8 LA LIMITACIÓN DE LA SUBCONTRATACIÓN
• 8.9 DETALLE DEL MANTENIMIENTO PROGRAMADO INCLUIDO EN EL CONTRATO
• 8.10 REPUESTOS
• 8.11 CONSUMIBLES
• 8.12 EL STOCK DE REPUESTO
• 8.13 POSIBILIDAD DE USO DE PIEZAS REACONDICIONADAS
• 8.14 POSIBILIDAD DE USO DE PIEZAS EQUIVALENTES A LAS ORIGINALES
• 8.15 TIEMPO DE ESPERA EN CASO DE AVERIA
• 8.16 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE LA INSTALACIÓN
• 8.17 DOCUMENTACIÓN E INFORMES QUE GENERARÁ EL CONTRATO
• 8.18 SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
• 8.19 EL MTO. CORRECTIVO: LÍMITE DE RESPONSABILIDAD EN CASO DE AVERÍA

9. PRECIO Y CONDICIONES ECONÓMICAS

• 9.1 EL PRECIO
• 9.2 LA REVISIÓN DEL PRECIO
• 9.3 FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
• 9.4 PENALIZACIONES E INTERESES EN DEMORA POR RETRASOS EN LOS PAGOS
• 9.5 POSIBILIDAD DE COMPENSACIÓN DE CRÉDITOS
• 9.6 AVALES Y GARANTÍAS FINANCIERAS
• 9.7 PENALIZACIONES Y BONIFICACIONES EN EL PRECIO DE CONTRATO

10. CLAÚSULAS LEGALES

• 10.1 IDIOMA DEL CONTRATO Y DE LOS CONTRATOS GENERADOS
• 10.2 DESIGNACIÓN DE INTERLOCUTORES
• 10.3 ENTRADA EN VIGOR
• 10.4 LA DURACIÓN DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO
• 10.5 EL PRECIO DE LA IMPLANTACIÓN
• 10.6 EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO
• 10.7 LA SUPERVSIÓN DEL CONTRATISTA
• 10.8 CLAÚSULAS DE CONFIDENCIALIDAD
• 10.9 LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO: CAUSAS Y FORMAS DE LLEVARLA A CABO
• 10.10 SUSPENSIÓN DE UN CONTRATO
• 10.11 LA GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS
• 10.12 LA GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
• 10.13 LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
• 10.14 ELEVACIÓN A ESCRITURAR PÚBLICA
• 10.15 FIRMAS

11.ANEXOS Y ADENDAS

• 11.1 ANEXOS HABITUALES EN CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
• 11.2 ADENDAS A LOS CONTRATOS

12.CAUSAS HABITUALES DE CONFLICTOS

• 12.1 LA HOSTILIDAD DEL PERSONAL DE LA EMPRESA CLIENTE
• 12.2 LA ELECCIÓN INADECUADA DE LA EMPRESA CONTRATISTA
• 12.3 CONTRATOS QUE GENERAN PÉRDIDAS AL CONTRATISTA
• 12.4 UN PERIODO DE TRANSICIÓN POCO ESTUDIADO O MAL DISEÑADO
• 12.5 EL MAL ESTADO DE LA INSTALACIÓN AL INICIARSE EL CONTRATO DE MTO.
• 12.6 EL CONTRATO INADECUADO
• 12.7 LOS INCUMPLIMIENTOS POR PARTE DEL CONTRATISTA
• 12.8 LOS INCUMPLIMIENTOS DE LA EMPRESA CLIENTE

13.ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, OFERTAS Y PRESUPUESTOS

• 13.1 EL PLIEGO DE CONDICIONES
  
  • 13.1.1 La utilidad del pliego de condiciones
  • 13.1.2 Estructura del pliego de condiciones
  • 13.1.3 Quién elabora el pliego de condiciones
  • 13.1.4 Los problemas de un mal pliego de condiciones
• 13.2 ELABORACIÓN DE LA OFERTA
  
  • 13.2.1 El análisis previo de la instalación
  • 13.2.2 Cálculo de costes y del precio de la oferta
  • 13.2.3 Resumen de partidas que forman parte de un presupuesto
  • 13.2.4 Ejemplo de presupuesto para la elaboración de una oferta
  • 13.2.5 Estructura habitual de una oferta
  • 13.2.6 Oferta técnica y económica
• 13.3 EL PROCESO DE COMPARACIÓN DE OFERTAS
  
  • 13.3.1 El marqués de Vauban
  • 13.3.2 La evaluación de la empresa contratista
  • 13.3.3 La evaluación técnica de la oferta
  • 13.3.4 La evaluación económica
• 13.4 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO, PREPARACIÓN Y FIRMA DEL DOCUMENTO CONTRACTUAL

14.ANEXO 1: EJEMPLO DE CONTRATO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL

15.ANEXO 2: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO VARIABLE POR PRODUCCIÓN